세금계산서, 계산서(면세), 신용카드매출전표, 현금영수증

시내교통비는 내부 지출결의서로 충분…국내출장비는 적격증빙 필요  

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사업자는 거래 시 ‘영수증은 곧 돈’이라는 생각으로 법정 지출증빙 서류, 즉 적격증빙을 수취해야 한다. 세법에서 인정하고 있는 증빙을 수취해야 부가가치세 매입세액공제 또는 소득세 신고 시 비용인정을 받을 수 있다. 사업자가 주로 지출하게 되는 항목별 수취해야 할 증빙을 살펴보자.

 기본적으로 상품이나 원재료를 매입할 때 부가가치세가 과세되는 경우에는 세금계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증 중 한 가지를 수취해야 한다. 부가가치세가 면세되는 경우에는 세금계산서 대신 ‘계산서’를 받아야 한다.

임직원에 대한 인건비를 지급할 때는 매월 갑근세를 원천징수하여 신고 및 납부해야 한다. 아르바이트 등 일용직 근로자에 대해서는 일용근로소득 지급명세서를 제출해야 하는데, 이전에는 분기별로 제출했으나 현재는 매월 말일 제출해야 한다.

직원에게 복리후생비를 지출할 때도 증빙을 잘 갖추어야 경비처리 할 수 있다. 식대는 3만원이 넘는다면 적격증빙을 받아야 하지만, 그 이하라면 간이영수증으로 보관해도 된다. 임직원에 대한 경조사비는 얼마까지 써야 한다는 명확한 한도 규정은 없다. 그러나 사내 규정상 타당한 금액이어야 비용으로 인정받을 수 있으므로 내부 지출결의서를 갖추어두는 것이 좋다.

3만 원이 넘는 접대비를 지출하는 경우에도 적격증빙 수취는 필수다. 특히 법인회사에서는 개인명의로 된 신용카드로 접대비를 계산하면 경비로 인정해주지 않는다. 거래처에 대한 경조사비를 지출할 때는 20만 원까지 접대비로 처리할 수 있다. 청첩장 등 지출 사유를 증명할 수 있는 소명 자료를 첨부하는 것이 좋다.

여비 및 교통비 중에서 시내교통비는 내부 지출결의서를 통해 증빙하는 것으로 충분하다. 국내출장비는 3만원이 넘는 건에 대해 적격증빙을 갖추어야 한다. 해외출장비의 경우 여행사 수수료는 그에 대한 세금계산서를 받아두면 된다. 해외에서 지출한 여비교통비는 여건상 증빙을 받기 어려운 경우가 많은 만큼 적격증빙을 꼭 받지는 않아도 된다. 그러나 객관적인 증빙을 첨부해야 비용처리를 할 수 있다.

사업장 임차료는 임대인이 일반과세자 또는 세금계산서를 발급할 수 있는 간이과세자인 경우 세금계산서를 수취해야 한다. 임대인이 세금계산서를 발급할 수 없는 간이과세자라면 금융기관을 통해 송금한 명세서를 챙겨두어야 한다.

[출처 : 국세일보 / 최윤정 기자(YJCHOI@TAXTODAY.CO.KR)]